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2022.07.27 コラム

山梨を中心に、企業の労務管理を支える社会保険労務士法人中込労務管理です。今回は、従業員が始末書を提出しない時の対応について解説していきます。

従業員が始末書を提出しない時には、無理矢理提出させるのではなく、今後を見据えて適切に対応するのがポイントです。後々会社側が不利益を被らないための具体的な対応方法を解説します。

始末書とは？

始末書とは、就業規則に対する違反行為や問題行動などがあった場合に、従業員自らの行為に落ち度があったことを認めさせて反省させ、再発防止を図るために書かせるものです。

一般的に懲戒処分は軽いものから「戒告、けん責、減給、出勤停止・懲戒休職・懲戒停職、降格・降職、諭旨解雇・諭旨退職、懲戒解雇」と大きく7種類に分かれます。始末書は、けん責以上の懲戒で提出を定めている会社がほとんどです。

始末書と顛末書の違い

始末書と言葉が似ていて混同しやすい書類に、顛末書があります。顛末書は、事象が起きた経緯を明らかにするためのもので、記載内容は「事実関係の確認」のみです。始末書と違って「謝罪」「反省」「誓約」を記載する必要がありません。

後の項で詳しく説明しますが、従業員が始末書を提出しない場合の最も賢明な対応が、顛末書を提出させることです。始末書と顛末書の違いをよく理解しておきましょう。

始末書の提出を強制するのは難しい

従業員に始末書の提出を求めた際、ほとんどは指示に応じるでしょう。しかし、従業員が会社側に反発していたり、対応に納得がいっていなかったりする場合には、始末書を提出しないこともあります。

就業規則に従って懲戒処分を下した上で始末書の提出を求めているため、会社側が提出を強制できると思われがちですが、実はそうではありません。始末書は従業員に謝罪や反省を求めるものなので、始末書の提出を強制することは、憲法上で保証されている個人の「思想・良心の自由」を害することであると考えられるからです。

始末書を提出しない従業員に懲戒処分を下せるか？

基本的には、始末書を提出しなかったことを理由に懲戒処分を下すのは難しく、リスクを伴います。

二重処罰に当たるため難しい

従業員の始末書の提出拒否に対して懲戒処分を行うのが難しいのは、二重処罰が禁止されているからです。二重処罰の禁止とは、従業員が行った違反行為1つにつき1回しか懲戒処分を下すことができない決まりのことを言います。例えば、けん責処分を下した従業員が始末書を提出しなかったことを理由に、さらに重い懲戒処分を下そうとした場合。1つの行為に対して2つ以上懲戒処分を与える「二重処罰」に当たるのです。

ただし、けん責以外の懲戒処分で、「始末書＋出勤停止」「始末書＋減給」などと定めている場合があります。この場合は、2つをセットとした懲戒処分ですので、二重処罰には当たりません。

判例は分かれている

始末書を提出しなかったことを理由に懲戒処分を下せるかどうかについて、過去の裁判では、可否が分かれているため、判断が大変難しいのも事実です。

従業員が始末書を提出しなかったことに対して懲戒処分を下すことを肯定した判例は一部ありますが、懲戒処分に処することを否定する判例が多く、基本的には始末書を提出しなかったことを理由に懲戒処分を下すのは難しいと考えて良いでしょう。

懲戒処分を下すことを肯定した判例

福岡地方裁判所1995年9月20日判決　西福岡自動車学校事件

『腕章着用闘争を理由とする第一次処分（遣責処分）は不当労働行為意思を決定的動機としてなされたものではないとして、労働委員会の救済命令を取り消し、和解後の右闘争を理由とする第二次処分は不当労働行為意思を決定的動機としてなされるものとして労働委員会の救済命令を維持した事例。始末書不提出を理由に懲戒処分ができるとした事例。』
【引用：公益社団法人全国労働基準関係団体連合会】

懲戒処分を下すことを否定した判例

名古屋地方裁判所1975年3月14日判決　豊橋木工事件

『始末書提出命令は懲戒処分を実施するために発せられる命令であり、指揮監督に従い労務を提供する場において発せられる命令ではないから、始末書提出命令拒否を業務命令違反として新たに懲戒処分の対象とすることは許されないとされた事例。』
【引用：公益社団法人全国労働基準関係団体連合会】

始末書を提出しない従業員への適切な対応

従業員が始末書を提出しなかった場合、適切な手順で対応することで今後のトラブルを避けることができます。対応を間違えると、その後従業員と争うこととなった場合に、会社側が不利になってしまうこともありますので、しっかり確認しておきましょう。

①人事評価上での対応

始末書を提出しなかったことを理由に懲戒処分を下すのは、上記の通り難しいものです。しかし、始末書を提出しなかった事実を、人事配置や昇進等の判断材料として考慮することは一般的に認められています。

また、再び同様の違反行為や問題行動があった場合には、前回反省の色を見せなかったという事実を考慮して、処分を重くすることも考えられます。

もちろん、査定の裁量を超えて従業員に対して不利益に値する扱いを行った場合には無効になる可能性はありますので注意しましょう。

②始末書が提出されなかった事実を記録として残しておく

従業員が始末書を提出しなかった場合、提出させることに固執するのではなく、今後のために始末書が提出されなかった事実を記録しておきましょう。

違反行為や問題行動があったにもかかわらず本人が反省をしていなかったという証拠を残しておけば、今後更なる違反行為・問題行動があった場合や、従業員との間でトラブルが起きた場合に役立つ可能性があります。

③顛末書の提出を求める

先に述べた通り、謝罪や反省を含む始末書を強制することは、憲法に定められる「思想・良心の自由」の侵害に当たるためできませんでした。しかし、事実のみを報告する顛末書であれば、業務命令として提出を強制できます。従業員は業務命令に従わなければならない義務があるので、顛末書の提出も拒否した場合には、懲戒処分を下すことができます。

顛末書を提出させる際の注意点は以下の通りです。

注意点その１：5W1Hを明確にさせる

従業員に顛末書を書かせる際には「When（いつ）」「Who（誰が）」「Where（どこで）」「What（何を）」「How（どのように）」の5W1Hを明確にするよう指示します。会社側が、これ以上の記載内容を細かく指示してしまうと、顛末書に書く内容を強要されたとして後に従業員との間でトラブルにもなりかねません。指示は、「5H1Hを明確にするように」と伝える程度で止めましょう。

注意点その2：書き直しを命じる時はコピーを取っておく 

顛末書の内容が不十分であったり、事実と異なったりしている場合には、書き直しを命じます。この時、書き直しをさせる前に、従業員から提出された顛末書のコピーをとっておきましょう。

注意点その3：再度の書き直しは命じない 

書き直しを命じてもなお、誠実さに欠ける内容である場合には、それ以上の書き直しを命じるのはおすすめできません。今後のためにも、従業員が繰り返しずさんな内容の顛末書を提出したことを証拠として残しておきましょう。

 

それぞれのケースに応じて、会社側は対応策の検討が必要です。社会保険労務士法人中込労務管理では、企業の状況に応じてご提案をさせていただいておりますので、お気軽にご相談ください。

④解雇ではなく合意による解決を目指す

就業規則の違反行為や問題行動を起こしておきながら、始末書の提出をしない従業員の場合、今後も何らかの問題やトラブルを起こす可能性が高いと考えられます。

やむを得ない事情があったとしても、解雇は少なからず会社側にリスクが伴うものです。従業員から不当解雇として、後に訴えられるリスクがあります。敗訴した場合には、多額の支払いをしなければならないため、解雇はあくまでも最終手段として、従業員との間で合意の上で慎重に、適切な処分を下していくことが求められます。

提出された始末書がずさんであった場合の対応

提出された始末書の内容がずさんであった場合、無闇に書き直しをさせるのは得策ではありません。

始末書には、裁判が起きた際の証拠書類としての役割もあります。書き直しをさせてしまうと、「始末書の内容を強要された」「本心ではなかったのに書かされた」などと従業員とのトラブルに発生してしまう可能性があるため、慎重に対応する必要があります。

知っておくべき始末書に関する基礎知識

従業員に始末書の作成を支持する際に知っておくべき基本的な知識をお伝えします。従業員から質問があった場合などに答えられるよう、よく確認しておきましょう。

始末書の役割

始末書の役割は、大きく以下の3つです。

①事実関係の報告

従業員が、就業規則に違反する行為を行った事実を報告する役割があります。

②謝罪や反省を求めるもの

違反行為や問題行動を行ったことに対して、謝罪や反省をさせ、今後の態度や行動を改めさせる誓約としての役割があります。

③裁判が起きた際の証拠書類

始末書は、事実の報告や従業員の反省を求める他にも重要な役割があります。それは、訴訟や労働裁判が起きた際の証拠書類としての役割です。

例えば、懲戒処分を下したものの、従業員側が無効だとして争った場合に、懲戒処分を下すまでの経緯や手順が適切だったかも重要な判断材料になります。始末書はこの時に、これまでの経緯や事実関係を記録した大切な証拠書類となるのです。

従業員側としては、誠意を持って始末書を作成し提出していれば、会社側から不当な扱いを受けた際に弁明できる証拠となり得ます。

始末書に入れるべき内容

始末書の形式には特に決められたものはありませんが、以下の4つの内容で構成されることが一般的です。

・事実関係の確認

・謝罪

・反省（問題を起こしてしまった理由など）

・誓約（再発防止のために今後行っていくこと）

具体的な項目や記載内容などは、それぞれの会社によって異なり、自由に定めることができます。

始末書を提出するタイミング

始末書を提出するタイミングは、それぞれの会社の規定によります。しかし一般的には、違反行為や問題行動があった当日か翌日に提出させる場合が多いです。事象が起きてからできるだけ早く始末書を作成させることで、経緯や状況などをより正確に記録することができるからです。

始末書の提出を求める場合の5つの例

始末書の提出を求める場合の例を紹介します。以下のような事象が起きた際に、始末書の提出を求めるケースが多いです。

①遅刻や欠勤が重なったとき

正当な理由がないのに遅刻や欠勤などが重なった場合には、会社に迷惑をかけたことに対する謝罪と、反省の意を明らかにします。

②紛失や破損させたとき

会社や業務に関わるものを紛失させたときや破損させてしまった場合です。例えば、以下のような例が挙げられます。

・会社のお金を無くしてしまった

・データを削除してしまった

・書類を紛失してしまった

・備品や設備用品を壊してしまった

・会社の鍵を無くしてしまった

・スマートフォンやパソコンなど業務に関わるものを無くしてしまった

・会社用の車を壊してしまった　など

③ミスにより会社や取引先に損害を与えたとき

業務中のミスによって、自社や取引先に損害を与えてしまった場合です。例えば、以下のような例があります。

・長年に渡って請求書の金額を間違え続けた

・レジの打ち間違いで自社に損害を与えてしまった

・納品前の商品を紛失してしまった

・発注数を間違えて多額の支払いをしなければならなくなった

・納品前の商品を壊してしまった

・納品期日に納品が間に合わなかった　など

④交通事故を起こしたとき

自分の不注意などによって交通事故を起こしてしまった場合にも、始末書の提出が必要です。

⑤就業規則に違反したとき

就業規則などの社内規定に違反する行為や問題行動があった場合には、始末書の提出が必要になります。一般常識から逸脱した行動や、法律の違反なども対象です。

始末書を提出しない従業員への対応は社会保険労務士までご相談ください

始末書を提出しなかった従業員に対して、誤った対応をすると後にトラブルに発展してしまう可能性があります。

今回解説したように、始末書を伴う懲戒処分を下してもなお、提出に応じない不誠実な態度を続ける従業員に対しては、会社側が今後を見据えて冷静な対応を行うことが大切です。態度を改めさせようと無闇に行動してしまうと、後々会社側にとっての不利益につながることがありますので注意しましょう。

今回解説した「始末書の提出拒否」について、少しでも難しいと感じられた場合には専門家へ相談することをおすすめします。社会保険労務士法人中込労務管理では、問題社員への対応に強い専門家が対応させていただきます。

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